SharePoint Online pro manažery: Jak z něj získat hodnotu v roce 2026 (Díl 2)

V prvním díle jsme si vysvětlili, proč je SharePoint klíčovým nástrojem pro každou moderní firmu a proč bez jasné struktury vzniká chaos. V tomto pokračování se zaměříme na to nejdůležitější: jak přetavit SharePoint do nástroje, který skutečně podporuje chod firmy, zrychluje procesy a přináší měřitelné výsledky.

Tento díl je praktický.Najdete v něm konkrétní přínosy, doporučení a kroky, které mohou manažeři udělat hned teď, aby ze SharePointu v roce 2026 vytěžili maximum.

SharePoint jako skutečná firemní platforma: Co může manažer očekávat

Správně navržený SharePoint není „úložiště dokumentů“, ale:

• místa pro týmy, projekty a oddělení,

• centrální zdroj informací pro celou firmu,

• platforma pro schvalovací procesy,

• digitální nástroj pro HR, IT, kancelář i management,

• bezpečný prostor pro sdílení a spolupráci.

Když funguje struktura, governance i technické nastavení, SharePoint se stává podporou řízení firmy, nikoliv komplikací.

Konkrétní přínosy, které SharePoint přináší manažerům

1) Jednotné a přehledné prostředí pro celou firmu

Všichni pracují podle stejného systému – stejné názvy, struktura, pravidla. Nemusí hledat informace „někde v Teams“, „v osobním OneDrivu“ nebo „v mailu“.

2) Rychlejší a spolehlivější procesy

Schvalování, onboarding, žádosti, reporting… Všechno může fungovat přímo na SharePointu, bez Excelů a bez ruční práce.

3) Menší zátěž na IT

Pokud je prostředí navržené správně, IT nemusí neustále řešit: „kam to mám uložit“, „kdo to má vidět“, „proč to nejde sdílet“, „kde mám poslední verzi“.

4) Lepší kontrola nad daty a nižší rizika

U dobře vedeného SharePointu víte přesně:

• kdo má kam přístup,

• kdo sdílí externě,

• které informace jsou citlivé,

• kde je riziko úniku dat.

5) Vyšší efektivita týmů

Díky přehledné struktuře se zkracuje čas hledání informací, týmy pracují konzistentně a rychleji, a mizí zmatek kolem verzí dokumentů.

AI v roce 2026: Co opravdu dává ve firmách smysl

Rok 2026 je rokem, kdy se AI stává běžnou součástí firemního prostředí. Ale současně platí: AI je jen tak dobrá, jak dobrá jsou data, která má k dispozici.

Co to znamená pro manažery?

• Firma potřebuje dobře strukturované prostředí, jinak AI nemá nad čím pracovat.

• AI má největší přínos u rutinních činností – shrnutí dokumentů, vyhledávání, návrhy kroků, příprava podkladů.

• Bezpečnost je klíčová – data z firmy nesmí opouštět váš Microsoft 365 tenant.

A zde vstupují do hry EasyPortal 365 AI asistenti

EasyPortal 365 AI asistenti:

• běží přímo v tenantu zákazníka,

• nikdy neposílají firemní data ven,

• umí pracovat s obsahem SharePointu i procesy,

• zrychlují práci HR, IT i manažerům oddělení.

Zabezpečená AI v roce 2026 není „magie“. Je to praktický nástroj, který dává smysl jen tam, kde je vytvořené kvalitní informační prostředí.

Jak hodnotu SharePointu skutečně měřit

Manažeři často hledají jednoduchou otázku:„Jak poznám, že se nám investice do SharePointu vrací?“

Zde jsou příklady metrik, které firmám dávají reálnou odpověď:

1) Méně duplicitních dokumentů

Automaticky měřitelné – chaos mizí.

2) Zrychlení schvalovacích workflow

Typicky o 30–70 %, podle procesu.

3) Nižší objem manuální práce v týmech

Zvlášť u žádostí, evidence a reportingů.

4) Větší přijetí mezi uživateli

Ukazatel, že prostředí je přehledné a funguje.

5) Auditní připravenost a nižší bezpečnostní rizika

Jasná pravidla znamenají méně incidentů a méně stresu.

Jak začít: Tři kroky, které dávají smysl v každé firmě

Bez ohledu na velikost, každý manažer může postupovat stejným způsobem:

1) Prověřit, v jakém stavu SharePoint dnes je

Ideální pomocí služby typu HealthCheck nebo Security & Compliance Review.

2) Navrhnout jasnou strukturu a pravidla

Informační architektura + governance.(To je často největší skok v kvalitě.)

3) Zavést aplikace a doplňky, které řeší každodenní práci

EasyPortal 365 aplikace a doplňky vyřeší konkrétní procesy, které firmu brzdí – HR, provoz, IT, management.

Závěr

SharePoint je v roce 2026 zásadní firemní platforma. Pokud je navržený správně, přináší:

• lepší řízení firmy,

• rychlejší procesy,

• nižší rizika,

• vyšší efektivitu týmů,

• moderní a bezpečné využití AI.

A právě to je důvod, proč se vyplatí věnovat SharePointu pozornost z manažerského pohledu – ne jen z technického.