SharePoint Online pro manažery: Co by měli vědět v roce 2026 (Díl 1)

SharePoint Online je v Microsoft světě jedním ze stěžejních nástrojů pro spolupráci a řízení firemního obsahu. Přesto jej mnoho organizací stále používá jen jako lepší „cloudový disk“. A právě zde začínají problémy, které se postupně promítají do produktivity týmů, bezpečnosti i celkového fungování firmy.

Tento článek je prvním dílem dvoudílné minisérie určené manažerům, kteří chtějí pochopit, co SharePoint ve firmě skutečně znamená a proč by jeho používání mělo být řízené a promyšlené.

SharePoint není jen místo, kam se ukládají soubory

Mnoho manažerů, potažmo i zaměstnanců, se s SharePointem setkává nepřímo – přes Teams nebo OneDrive – a proto je překvapí, že jeho možnosti jsou mnohem širší.

SharePoint mimo jiné je:

• Platforma pro řízení firemního obsahu,

• základ spolupráce napříč Microsoft 365,

• nástroj pro intranet, procesy a digitální aplikace,

• místo, kde firma vytváří, sdílí a spravuje své informace.

Pokud firma Microsoft 365 nevyužívá naplno, bývá to právě kvůli nedostatečnému pochopení role SharePointu.

Proč ve firmách vzniká chaos

SharePoint je skvělý nástroj – pokud má jasná pravidla a strukturu.

Bez nich rychle nastane:

• Roztříštěná struktura týmových webů,

• duplicity dokumentů,

• nejasné názvy a složky,

• nevyužívané nebo zapomenuté weby,

• neřízené sdílení napříč celou organizací.

Ačkoliv to může vypadat jako technologický problém, většinou jde o problém organizační:

SharePoint není samo-organizující se prostředí. Pokud firma aktivně nenastaví strukturu, udělají si ji lidé po svém – a každý jinak.

SharePoint Governance: základní předpoklad dlouhodobého pořádku

„Governance“ je pro mnoho manažerů abstraktní pojem. Ve skutečnosti jde o velmi jednoduchou věc: jasně popsaná pravidla, kdo co může dělat, kde se co ukládá a jak se spravují oprávnění.

Díky governance má, krom jiného, firma:

• Přehled nad tím, kdo má kam přístup,

• kontrolu nad sdílením a citlivými daty,

• jednotný způsob vytváření týmových webů,

• udržitelné a dlouhodobě funkční prostředí.

Bez governance se i dobře nastavené prostředí časem promění ve složitý organismus, který nikdo pořádně neřídí.

Bezpečnostní rizika bez technického slovníku

Pro manažera je důležité vědět, jaká rizika SharePoint přináší, pokud není správně spravovaný – a co to může znamenat v praxi.

Nejčastější situace:

• Dokumenty s citlivými informacemi sdílí někdo, kdo už ve firmě nepracuje.

• Týmový web má přístupné složky širšímu publiku, než bylo zamýšleno.

• Externí uživatelé mají trvalý přístup, aniž by o tom někdo věděl.

• Sdílení přes Teams obejde interní pravidla a dostává se mimo kontrolu.

• Nikdo neví, kde jsou aktuální verze důležitých souborů.

Manažerský dopad je jednoduchý:

Riziko úniku dat roste s každým měsícem, kdy firma nemá jasná pravidla a strukturu.

A to i v prostředí, které je technologicky bezpečné. Microsoft SharePoint sám o sobě chyby nedělá – problémy vznikají způsobem používání.

Co si z prvního dílu odnést

• SharePoint je základní stavební kámen spolupráce v Microsoft 365.

• Chaos ve firmách není způsoben technologií, ale chybějícími pravidly.

• Governance je klíčová pro dlouhodobý pořádek, bezpečnost i využitelnost.

• Manažer nepotřebuje znát technické detaily – stačí rozumět dopadům.

Co bude v dalším díle (Díl 2)

V pokračování se podíváme na praktickou stránku věci:

• Jak SharePoint podporuje chod firmy,

• jaké konkrétní přínosy manažeři získají,

• jakou roli hraje AI v roce 2026,

• jaké metriky sledovat,

• a jaké kroky dávají smysl pro začátek.