SharePoint bez frustrace: Jak z chaosu udělat funkční systém

SharePoint Online bývá v organizacích vnímán jako nejasná a složitá platforma. V praxi se pak používá hlavně e-mail, Teams chaty a OneDrive, zatímco SharePoint zůstává „někde na pozadí“. Výsledkem bývá nízká užitná hodnota, nepořádek v dokumentech a frustrace z toho, že se nedaří zavést jednotný způsob práce.

V tomto článku najdete shrnutí nejdůležitějších témat z našeho webináře. A pokud chcete jít více do hloubky, celý záznam si můžete rovnou pustit:

Cesta k funkčnímu ekosystému nestojí na „implementaci SharePointu“, ale na zavedení konkrétních řešení pro každodenní potřeby uživatelů, která běží přímo ve vašem Microsoft 365 tenantu a která pomáhají sjednotit práci bez externího vývoje a bez dalších cloud nástrojů třetích stran.

Co firmy od SharePointu typicky očekávají

Nejčastější potřeby se opakují:

• intranet

• pořádek v dokumentech

• workflow pro schvalování

• jednotné uživatelské rozhraní

• znalostní centra

Tyto potřeby jsou správné, ale samy o sobě nevedou k výsledku, pokud chybí jednotný způsob práce a jednoduché nástroje, které jej podpoří.

Proč SharePoint často nepřináší byznys hodnotu

1) Nejednotné firemní procesy

Základní problém nebývá v technologii, ale v tom, že stejnou věc dělají různí lidé různě. Procesy nemají pevný řád, a proto se obtížně převádějí do digitálního prostředí.

Typický příklad: tvorba obchodních nabídek

• každý obchodník vytváří dokument u sebe na počítači

• šablony jsou někdy jednotné, někdy ne

• schvalování probíhá různě

• odesílání zákazníkům nemá jednotný postup

Bez jasného postupu a nástroje, který jej vynutí a zjednoduší, se práce vrací k e-mailům a přílohám.

2) Chaos ve verzích dokumentů a sdílení přes e-mail

Běžný scénář: jeden e-mail s přílohou pěti lidem, pět návratů, ztráta přehledu o správné verzi a opakované rozesílání. Technologie existuje, ale chybí uchopení práce a pravidla.

3) Vlastní a zakázkový vývoj bývá drahý a pomalý

Power Automate a další nástroje mohou pomoci, ale vývoj realizovaný interně i na míru často naráží na:

• cenu

• čas

• obtížné definování požadavků (organizace obvykle nejsou specialisté na návrh podnikových aplikací, analýzy a enterprise architekturu)

  
  

4) Přibývání „krabiček“ třetích stran

Firmy často končí u nákupu samostatných cloudových systémů pro HR, projekty, finance nebo výrobu. IT pak spravuje mnoho oddělených služeb a data se dostávají mimo zabezpečené prostředí Microsoft 365. To snižuje smysluplnost celku a komplikuje správu.

Změna přístupu: neimplementovat SharePoint, ale implementovat řešení

Smysluplná cesta začíná u konkrétních agend a potřeb koncových uživatelů. Teprve následně dává smysl řešit intranetovou domovskou stránku a prezentaci obsahu.

Funkční ekosystém stojí na:

• předem připravených aplikacích nasazených během jednotek hodin

• provozu přímo v tenantovi Microsoft 365 (SharePoint Online)

• metodikách a pravidlech pro správu (governance)

• zabezpečené AI nad podnikovými daty

  
  

EasyPortal 365: aplikace, služby a zabezpečená AI v Microsoft 365

EasyPortal 365 je sada:

• předem připravených aplikací

• profesionálních služeb pro správné uchopení SharePoint Online

• zabezpečené AI běžící v prostředí Microsoft 365/Azure

Řešení běží ve vašem vlastním Microsoft 365 tenantu, nad daty uloženými v SharePoint Online. Data neopouštějí vaše prostředí.

Kategorie předem připravených aplikací

Aplikace pokrývají oblasti:

• firemní komunikace a znalosti (znalostní portály, dokumentová centra)

• žádanky a schvalování (žádankové agendy)

• rezervace a řízení firemních zdrojů

• marketingové scénáře (tvorba a schvalování obsahu pro sociální sítě)

• CRM procesy

• HR procesy

  
  

Zabezpečená AI v Microsoft 365: co znamená a k čemu slouží

Zabezpečená AI je postavená na Microsoft Azure AI. Umožňuje využívat různé jazykové modely (například GPT-5, 4k, Anthropic a další) tak, aby zpracování probíhalo v rámci prostředí Microsoft 365/Azure.

Aplikace využívají AI pro podporu uživatelů při práci s daty a pro automatizaci vybraných agend.

Osobní zabezpečená AI (AI asistent) v SharePointu a Teams

Osobní AI asistent lze nasadit na libovolný SharePoint web a integrovat i do Microsoft Teams. Rozhraní odpovídá běžnému chatu:

• seznam konverzací vlevo

• konverzace uprostřed

• přílohy vpravo

Konverzace jsou viditelné pouze pro přihlášeného uživatele.

Praktické scénáře použití:

• vysvětlení a opravy chyb v kódu

• překlady mezi jazyky

• shrnutí přiloženého PDF a vypsání klíčových informací

• tvorba a zpracování textů, např. příspěvků na sociální sítě včetně jednoduché infografiky

Administrace umožňuje:

• zvolit jazykový model pro dané nasazení

• nastavit styl odpovědí podle týmu (marketing, IT, znalostní centra)

• řídit náklady nastavením limitů (počet konverzací za den, hloubka historie kontextu, velikost příloh)

  
  

Žádanky, rezervace a řízení zdrojů: jednotné rozhraní v Microsoft 365

Žádankové a rezervační agendy mají jednotné uživatelské rozhraní:

• rozcestník

• přehled přiřazených úkolů

• formuláře pro zadávání a zobrazování dat

Cílem je, aby se uživatelé v různých agendách neztráceli a práce měla jednotný způsob.

Asistent pro sociální sítě: řízení tvorby a schvalování obsahu

Asistent pro sociální sítě je nástroj pro marketingové týmy a copywritery, typicky pro LinkedIn. Funguje na základě publikačního plánu:

• definice profilů (firemní, osobní profily manažerů nebo zaměstnanců)

• nastavení tónu komunikace

• kalendář a plán publikace

AI pravidelně generuje návrhy příspěvků, které lze upravovat a schvalovat, a následně publikovat. Agenda šetří desítky hodin práce marketingovým týmům a snižuje náklady na tvorbu obsahu. Kvalita výstupů je srovnatelná s výstupy jazykových modelů typu GPT-5, s tím rozdílem, že práce probíhá nad daty v rámci vlastního tenant prostředí.

Governance a informační architektura: aby SharePoint „nespadl na hlavu“

Součástí podpory jsou konzultační služby zaměřené na:

• nastavení pravidel a metodik pro používání SharePoint Online

• logickou strukturu obsahu (informační architektura)

• integraci a pravidla pro Microsoft Teams (struktura týmů, umístění dat)

• bezpečnostní aspekty, audity, pravidla pro sdílení a oprávnění

• školení technických specialistů i klíčových byznys uživatelů

• pravidelnou měsíční podporu

Cílem je řízené používání platformy bez nepořádku a bez pozdějších limitů, které na začátku nebývají zřejmé.

Licencování: jedna licence na tenant

Aplikace z rodiny EasyPortal 365 jsou licencované jednou licencí na tenant formou měsíčního předplatného. Počet uživatelů se nezohledňuje. Provozní náklady souvisejí s běžící Azure AI platformou v rámci tenant prostředí a lze je řídit nastavením limitů.

Shrnutí

Funkční SharePoint ekosystém nevzniká tím, že se „implementuje SharePoint“. Vzniká tím, že se zavedou konkrétní aplikace / řešení pro každodenní agendy, nastaví se pravidla a struktura (governance a informační architektura) a využije se zabezpečená AI nad podnikovými daty v rámci Microsoft 365.

EasyPortal 365 spojuje předem připravené aplikace, profesionální služby a zabezpečenou AI tak, aby SharePoint Online přinášel vyšší užitnou hodnotu bez externího vývoje a bez dalších nástrojů třetích stran.